Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) wyjaśnia, w jaki sposób Meloop Sp. z o.o. („Meloop”, „my”, „nas”) gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe osób, których dane przetwarzamy.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich działań prowadzonych przez Meloop Sp. z o.o., w szczególności usług związanych z obszarem HR, obejmujących:

outsourcing HR,
obsługę płacową,
doradztwo HR,
transformację procesów HR,
zarządzanie talentami,
wsparcie organizacyjne.

W ramach świadczenia usług HR, płacowych, doradczych lub outsourcingowych Meloop może występować jako:

Administrator Danych Osobowych – w odniesieniu do własnych kandydatów, pracowników, klientów i partnerów biznesowych,

Podmiot Przetwarzający – gdy przetwarza dane osobowe w imieniu klientów na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Dane firmy:

Meloop Sp. z o.o.
ul. Święty Marcin 29/8
61-806 Poznań, Polska
KRS: 0001157692
NIP: 7831923490
REGON: 540991828

Korzystając z naszej strony internetowej, przesyłając aplikację, wypełniając formularze lub zawierając z nami umowę, potwierdzasz, że zapoznałeś(-aś) się z niniejszą Polityką i ją rozumiesz.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym RODO oraz polskimi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

1.1 Podstawa prawna

Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z:

Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
polskimi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,
obowiązującymi przepisami prawa pracy, podatkowego i handlowego.

1.2 Kontakt i skargi

W przypadku pytań dotyczących danych osobowych można skontaktować się z:

Inspektor Ochrony Danych
Meloop Sp. z o.o.
ul. Święty Marcin 29/8
61-806 Poznań, Polska

E-mail: dataprivacy@meloop.eu
Telefon: +48 721 361 540

Masz również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

1.3 Naruszenia ochrony danych

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych będziemy działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformujemy osoby, których dane dotyczą.

2. Jak pozyskujemy dane osobowe

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w następujący sposób:

bezpośrednio od osób fizycznych (np. poprzez aplikacje, formularze kontaktowe, umowy, procesy rekrutacyjne),
od naszych klientów (np. w ramach outsourcingu HR, obsługi płacowej, zarządzania talentami lub usług doradczych),
od partnerów biznesowych oraz z publicznie dostępnych źródeł (np. LinkedIn, portale pracy, rejestry przedsiębiorców),
automatycznie za pośrednictwem naszej strony internetowej i systemów IT (np. pliki cookie, adresy IP, dane dotyczące korzystania z serwisu),
podczas wizyt w naszych siedzibach lub uczestnictwa w wydarzeniach (np. rejestry odwiedzin, monitoring CCTV – jeśli ma zastosowanie).

W zależności od rodzaju usługi Meloop może działać jako Administrator Danych lub Podmiot Przetwarzający dane osobowe w imieniu klientów na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

3. Dlaczego wykorzystujemy dane osobowe

3.1 Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe w celu:

świadczenia usług HR, płacowych, benefitowych, zarządzania talentami, outsourcingowych i doradczych,
zarządzania relacjami z kandydatami, pracownikami, klientami i partnerami,
wypełniania obowiązków prawnych i regulacyjnych,
wspierania działalności biznesowej i procesów wewnętrznych,
zapewnienia bezpieczeństwa IT i ciągłości działania,
prowadzenia działań marketingowych i komunikacyjnych (w zakresie dopuszczonym przez prawo),
przetwarzania danych dotyczących zdrowia (jeżeli ma to zastosowanie).

Podstawy prawne:

wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), gdy jest wymagana,
ochrona żywotnych interesów osoby, gdy ma to zastosowanie.

3.2 Kategorie danych osobowych

Kandydaci

Możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe),
dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny),
doświadczenie zawodowe (CV, historia zatrudnienia, kwalifikacje, wykształcenie, referencje),
dane rekrutacyjne (notatki z rozmów, wyniki ocen, opinie rekruterów),
preferencje (zainteresowania zawodowe, dostępność, oczekiwania finansowe, mobilność),
dane techniczne (adres IP, pliki cookie, dane dotyczące korzystania ze strony).

Szczególne kategorie danych (jeżeli mają zastosowanie):

dane dotyczące uprawnień do pracy lub statusu prawnego,
inne dane wrażliwe wyłącznie wtedy, gdy zostały dobrowolnie przekazane lub są wymagane przez prawo.

Pracownicy / Współpracownicy / Osoby oddelegowane do klientów

Możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i zatrudnieniowe (imię, nazwisko, adres, numery identyfikacyjne, historia zatrudnienia),
dane dotyczące zatrudnienia (stanowisko, warunki umowy, wynagrodzenie, benefity),
dane płacowe i podatkowe (numer rachunku bankowego, identyfikatory podatkowe, dane ZUS),
dane dotyczące czasu pracy i obecności (godziny pracy, urlopy, nieobecności),
dane dotyczące wyników pracy i szkoleń,
dane administracyjne HR (akta osobowe, informacje onboardingowe i offboardingowe),
dane związane z bezpieczeństwem i zgodnością (szkolenia BHP, zaświadczenia medycyny pracy).

Szczególne kategorie danych (jeżeli mają zastosowanie):

dane dotyczące zdrowia w zakresie niezbędnym do zatrudnienia lub spełnienia wymogów prawnych.

Klienci, potencjalni klienci i partnerzy biznesowi

Możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i biznesowe (imię i nazwisko, nazwa firmy, numer VAT/NIP, dane rejestrowe, stanowisko),
dane kontaktowe (służbowy e-mail, numer telefonu, adres),
dane dotyczące umów i usług (opis projektów, zakres usług, czas trwania, ceny),
dane finansowe (faktury, dane bankowe, historia płatności, warunki umowne),
dane komunikacyjne (korespondencja biznesowa i historia współpracy),
dokumenty zgodności (certyfikaty, oświadczenia, dokumentacja prawna i regulacyjna).

Dane dotyczące strony internetowej i systemów technicznych

Możemy przetwarzać:

adres IP,
pliki cookie i technologie śledzące,
dane dotyczące korzystania ze strony internetowej i analityki.

4. Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępniać dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do świadczenia usług, spełnienia obowiązków prawnych lub realizacji uzasadnionych celów biznesowych.

Odbiorcami danych mogą być:

upoważnieni pracownicy i personel Meloop,
klienci i partnerzy biznesowi (gdy jest to wymagane do realizacji usług HR, rekrutacyjnych lub płacowych),
dostawcy usług działający jako podmioty przetwarzające,
organy publiczne i instytucje regulacyjne (np. urzędy skarbowe, ZUS, sądy, organy pracy),
audytorzy, konsultanci oraz doradcy prawni,
inne podmioty, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

W przypadku udostępniania danych zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia prawne, techniczne i organizacyjne oraz – jeśli jest to wymagane – zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

4.1 Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, w tym Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa, gdy jest to wymagane.

4.2 Kategorie odbiorców

Dane osobowe mogą być udostępniane:

klientom i partnerom biznesowym,
dostawcom usług IT, HR, systemów płacowych i oprogramowań (działającym wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia),
biurom rachunkowym, doradcom prawnym i podatkowym,
organom regulacyjnym i publicznym,
audytorom i podmiotom kontrolującym zgodność,
dostawcom usług BHP i medycyny pracy,
ubezpieczycielom,
pełnomocnikom i przedstawicielom w postępowaniach prawnych.

5. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

Okres przechowywania zależy od:

wymogów umownych,
obowiązków prawnych i regulacyjnych,
terminów przedawnienia roszczeń,
potrzeb operacyjnych i biznesowych.

Przykładowe okresy przechowywania:

dane pracownicze i płacowe – do 10 lat lub zgodnie z wymogami prawa,
dane kandydatów – przez czas trwania rekrutacji lub do momentu wycofania zgody,
dane klientów i finansowe – zgodnie z przepisami rachunkowymi i podatkowymi,
dane komunikacyjne i biznesowe – przez okres współpracy oraz przez czas przedawnienia roszczeń.

Jeżeli jest to konieczne, dane mogą być przechowywane przez okres obowiązywania terminów przedawnienia w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu uzyskania szczegółowych informacji o okresach przechowywania danych skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych: dataprivacy@meloop.eu

6. Twoje prawa

Jako osoba, której dane dotyczą, masz następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych osobowych,
prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy jest to prawnie dopuszczalne,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych,
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie lub interesie publicznym,
prawo do wycofania zgody.

Prawa te mogą podlegać określonym ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa. Możemy nie być w stanie usunąć danych, jeśli jest to konieczne do:

spełnienia obowiązków prawnych,
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
zapewnienia zgodności z wymogami regulacyjnymi,
prowadzenia wymaganej dokumentacji HR, płacowej lub podatkowej.

Jeżeli usunięcie danych nie będzie możliwe, poinformujemy Cię o przyczynie.

6.1 Jak skorzystać ze swoich praw

Wnioski należy kierować na dane kontaktowe wskazane w punkcie 1.

6.2 Termin odpowiedzi

Odpowiadamy na wnioski w ciągu jednego miesiąca. Termin ten może zostać przedłużony maksymalnie o dwa dodatkowe miesiące, jeśli będzie to konieczne.

Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7. Pliki cookie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie. Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce Cookies.

8. Zmiany w niniejszej Polityce

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę w celu uwzględnienia zmian prawnych, technicznych lub organizacyjnych. Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na naszej stronie internetowej.

9. Kontakt

Meloop Sp. z o.o.
ul. Święty Marcin 29/8
61-806 Poznań, Polska

E-mail: dataprivacy@meloop.eu